Tuyển dụng nhân sự luôn là một vấn đề vô cùng đau đầu đối với các công ty, tổ chức kinh doanh. Trước khi cùng bắt đầu lập kế hoạch tuyển dụng chúng ta cần tìm hiểu rõ một số vấn đề trước nhé.
1. Tại sao phải cần thiết lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự
Trên thực tế, chúng ta có thể nhận ra rằng có rất nhiều doanh nghiệp ngẫu hứng trong công tác tuyển dụng nhân sự. Họ sẵn sàng tuyển dụng các ứng viên khi cảm thấy thiếu nhân lực làm việc mà không cần phải quan tâm đến công tác chuẩn bị, chẳng hạn như các tiêu chuẩn về mẫu CV xin việc online , yêu cầu, nhiệm vụ và kỹ năng cần có ở các ứng viên khi thực hiện làm việc.
Bạn biết đấy, một kết quả không thể tồi tệ hơn, các nhân viên mới thường gặp phải nhiều rắc rối trong công việc vì không biết thể hiện khả năng của mình như thế nào, và các nhà quản lý doanh nghiệp cũng rất “hoang mang” và mệt mỏi khi phải dọn dẹp “đống đổ nát” này. Đôi khi sự việc sẽ trầm trọng hơn khi xuất hiện những mẫu thuẫn nội bộ, mất đoàn kết, thậm chí buộc doanh nghiệp phải đuổi việc hết người này đến người khác, và lại tuyển dụng thêm từ người này sang người nọ.
Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp biết cách lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự thì hệ quả này đã không phải xảy ra. Và thực tế cho thấy rằng ít có bộ phận nhân sự hay người đứng đầu của doanh nghiệp nào nhận thức được tầm quan trọng của một bản kế hoạch tuyển dụng nhân sự. Doanh nghiệp sẽ chỉ thu nhận được những ứng viên tầm trung, không thực sự xuất sắc nếu như họ chỉ chuẩn bị một kế hoạch tuyển dụng nhân sự sơ sài.
2. Xác định nhu cầu, mục tiêu tuyển dụng
Từ xưa đến nay, nhân sự vẫn luôn là yếu tố then chốt, trực tiếp đóng góp cho sự phát triển và quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. Chính vì vậy mà các vấn đề liên quan đến nhân sự luôn được chú trọng, và việc lập mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự cũng chính là một trong những công đoạn quyết định việc bộ máy được vận hành suôn sẻ hay không. Và trên thực tế thì bước đầu tiên cần làm trước khi đưa ra kế hoạch tuyển dụng thì cũng cần phải thực hiện đầy đủ các bước để lập được một cách hoàn hảo và phù hợp nhất với tình hình thực tại của doanh nghiệp.
Để xác định được chuẩn xác về nhu cầu nhân sự thì các bạn sẽ phải hiểu rõ mục đích hoạt động trong thời gian sắp tới của doanh nghiệp; mục tiêu cần thực hiện để hoàn thành được mục đích đó; quy mô có thay đổi không. Dựa vào những thông tin trên cùng với các dữ liệu sẵn có về nhân sự thì bạn sẽ xác định được con số nhu cầu về nhân lực: số lượng, chất lương và thời gian cần có.
3. Đánh giá khách quan về tình hình nhân sự của doanh nghiệp
Khi các bạn đã xác định được nhu cầu nhân sự thì cần phải đánh giá thực trạng nhân sự của doanh nghiệp một cách khách quan nhất cùng với cách nhìn nhận dựa trên thực tế về chế độ đãi ngộ, chính sách cũng như văn hóa công ty để đưa ra được những sự biến động về tình hình nhân sự. Chính vì vậy các bạn cũng cần phải mạnh dạn đưa ra được những hướng đi hiệu quả để thực hiện được việc tối ưu hóa nhân sự nhưng vẫn đảm bảo chất lượng cho doanh nghiệp.
Và lúc này, khi đã phân tích, nắm trong tay tình hình nhân sự thì sẽ xác định được liệu đang thiếu hay thừa nhân sự. Từ đó việc lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự cũng dễ dàng,công bằng và đảm bảo chính xác nhất!
Khi đã làm rõ các điều trên chúng ta bắt đầu vào các bước lập kế hoạch tuyển dụng.
Bước 1. Chuẩn bị bản mô tả công việc (Job Description)
Một bản mô tả công việc hiệu quả sẽ thu hút những ứng viên phù hợp đến với công ty bạn. Bạn mô tả càng rõ ràng về yêu cầu, nhiệm vụ công việc, điều kiện làm việc, lợi thế và triển vọng thăng tiến của vị trí tuyển dụng, thì sau này bạn sẽ không phải tốn nhiều thời gian để kiểm tra, đánh giá và loại bỏ những ứng viên không phù hợp.
Một bản mô tả cồn việc tốt nên bao gồm các thông tin sau:
– Tên của vị trí công việc: tránh sử dụng những danh từ không thông dụng hoặc biệt danh mà chỉ công ty bạn sử dụng để gọi vị trí đó. Hãy sử dụng những cái tên phổ thông mà bất cứ ai trong ngành cũng biết.
– Thông tin về công ty: Giới thiệu công ty một cách ngắn gọn: lĩnh vực hoạt động và nhấn mạnh vào những điểm mà ứng viên có thể quan tâm (như sứ mệnh, giá trị cốt lõi, các giải thưởng gần đây…)
– Mô tả công việc: hãy cho ứng viên biết rằng họ có thể đóng góp những gì bằng cách tóm tắt các nhiệm vụ quan trọng nhất mà ứng viên được tuyển dụng phải thực hiện. Hãy nhớ làm nổi bật những điểm độc đáo và thú vị của công việc đó.
– Điều kiện ứng tuyển: trước khi viết phần này, bạn cần tìm hiểu và tham khảo từ các nhân viên quan trọng trong công ty xem ứng viên lý tưởng cho vị trí này cần những điều kiện gì.
– Cách thức ứng tuyển: Hãy nêu rõ những tài liệu, giấy tờ, chứng chỉ mà bạn cần từ ứng viên (hồ sơ, CV, tham chiếu, các giấy tờ liên quan…). Bạn muốn ứng viên nộp hồ sơ trực tiếp, hay gửi thư, fax, email. Nếu bạn không chấp nhận ứng tuyển qua điện thoại, hãy nêu rõ điều đó.
– Cuối cùng hãy đặt deadline, ngày, giờ chót để tiếp nhận hồ sơ.
Bước 2. Xây dựng hình mẫu đối tượng tuyển dụng
Muốn tuyển dụng bạn cần hiểu rõ xem đối tượng bạn cần tuyển sẽ là người như thế nào. Ở phần này bạn hãy liệt kê ra tất cả các tiêu chí hình mẫu nhân viên lý tưởng cho mỗi vị trí công việc bạn cần
Ví dụ: Nhân viên kinh doanh thì cần những đặc điểm như: Nhanh nhẹn, kỹ năng giao tiếp tốt, tốt nghiệp các trường như đại học Ngoại Thương, Đại học Thương Mại, chăm chỉ, chịu khó, độ tuổi, vùng miền …
Với mỗi vị trí công việc hãy cố găng liệt kê rõ các tiêu chí để hiểu rõ hơn về đối tượng mình cần tuyển
Bước 3. Xác định các kênh có thể tuyển dụng
Sau khi đã hiểu rõ được đối tượng cần tuyển dụng bạn sẽ biết được các ứng viên đó sẽ thường xuất hiện ở đâu, trên các kênh nào để có thể có lựa chọn tối ưu về kênh tuyển dụng.
Hai yếu tố quyết định việc lựa chọn kênh tuyển dụng đó là: ngân sách của công ty và loại ứng viên mà bạn đang tìm kiếm. Hãy nhớ rằng sử dụng đa dạng kênh tuyển dụng sẽ gia tăng độ phủ và sự tương tác đối với thông báo tuyển dụng của bạn.
Hãy luôn theo dõi hiệu quả của các kênh tuyển dụng, thăm dò các ứng viên tiềm năng để xem nghĩ gì về công ty của bạn, Điều này rất quan trọng, vì theo thời gian, nó sẽ giúp bạn xác định công cụ tuyển dụng nào hiệu quả và phù hợp nhất với công ty của bạn.
Dưới đây là danh sách các công cụ bạn có thể sử dụng để công bố các thông báo tuyền dụng và thu hút các ứng viên:
– Các trang web tuyển dụng: phương pháp đơn giản và tiết kiệm nhất để tiếp cận tới những người đang tìm kiếm việc làm, tại Việt Nam các trang web dạng này nổi tiếng có thể kể đến như Vietnamworks, CareerBuilder, Ybox, Việc làm 24h….
– Mạng xã hội: Linked, Facebook hay Instagram đang dần trở thành những công cụ mạnh mẽ cho các nhà tuyển dụng.
– Quảng cáo truyền thống: quảng cáo trên các kênh truyền thông truyền thống cũng có thể rất hiệu quả nếu bạn đúng nhà phát hành có thể nhắm tới đúng loại ứng viên mà bạn cần.
– Qua trung gian: các headhunter, môi giới tuyển dụng, môi giới việc làm có thể đắt đỏ nhưng lại tiết kiệm cho bạn rất nhiều thời gian trong việc xử lý việc quảng cáo, sàng lọc, kiểm tra tham chiếu, và sẽ chỉ gửi đến cho bạn những ứng viên thực sự đáp ứng được yêu cầu của công ty.
– Trang chủ website của doanh nghiệp: nếu trang web của bạn có lượng truy cập lớn thì nó có thể trở thành một công cụ tuyển dụng rất đắc lực.
– Mạng lưới giới thiệu: hay còn gọi là Referral Recruitment: chỉ cần nói với nhân viên, bạn bè, đồng nghiệp về vị trí cần tuyển và nhờ giới thiệu một ứng viên phù hợp mà họ quen biết. Đây là một chiến lược tuyển dụng tương đối hiệu quả.
Bước 3. Xây dựng nội dung tuyển dụng
Bạn đã phân tích đối tượng tuyển dụng, đã tìm được kênh tuyển dụng phù hợp bạn cần xây dựng các nội dung tuyển dụng khác nhau phù hợp cho từng đối tượng tuyển dụng, từng kênh tuyển dụng.
Ví dụ, Bài viết tuyển dụng nhân viên kinh doanh và nhân viên kỹ thuật sẽ khác nhau.
Đối tượng ứng viên sẽ chia làm nhiều loại. Có ứng viên đề cao khả năng về thăng tiến trong công việc. Có ứng viên lại đề cao môi trường hơn…
Đăng tuyển trên facebook sẽ khác với đăng tuyển trên các kênh tuyển dụng khác.
Với mỗi đối tượng bạn nên tạo ra các mẫu nội dung tuyển dụng khác nhau để tối ưu hơn. Nếu công ty của bạn đáp ứng được tất cả các điều trên thì quá tuyệt vời đối với ứng viên rồi.
Sau khi đã xây dựng được các nội dung tuyển dụng việc còn lại là đưa nội dung lên các kênh tuyển dụng và đánh giá chất lượng của mỗi kênh.
Sau khi đánh giá bạn sẽ tìm ra được nội dung tuyển dụng nào, kênh tuyển dụng nào hiệu quả hơn và tập trung vào đó. Nếu vẫn thấy chưa hiệu quả bạn cần xem xét lại nội dung tuyển dụng, chính sách đãi ngộ đối với vị trí đó đã hợp lý chưa.
Bạn nên đi tham khảo các nhà tuyển dụng chuyên nghiệp và học hỏi thêm kinh nghiệm để hiểu rõ hơn về tuyển dụng
Bước 4. Sàng lọc ban đầu
Sau khi bạn đã nhận được hồ sơ ứng tuyển và chọn ra những hồ sơ sáng giá nhất, bước tiếp theo là thực hiện sàng lọc ban đầu các ứng viên. Bạn càng cẩn thận ở giai đoạn này, sẽ càng đỡ tốn thời gian ở vòng phỏng vấn sau này.
Dưới đây là một số cách giúp bạn sàng lọc cơ bản các ứng viên:
– Liên lạc: qua email hoặc điện thoại, hãy yêu cầu ứng viên cung cấp thêm các thông tin cần thiết khác trước khi bạn thực sự muốn phỏng vấn họ. Điều này cũng để xác nhận rằng họ thực sự có hứng thú với công việc.
– Các bài test cơ bản: các bài test có thể giúp bạn tìm ra những ứng viên có kĩ năng, năng lực và giá trị phù hợp nhất với yêu cầu của bạn.
Bước 5. Phỏng vấn những ứng viên phù hợp nhất
Đây là phương pháp mà nhà tuyển dụng và ứng viên mặt đối mặt với nhau để trả hỏi và trả lời các câu hỏi mà nhà tuyển dụng đưa ra. Trong phương pháp này, nhà tuyển dụng sẽ quan sát các biểu hiện của ứng viên để phân tích mức độ thật thà và tính chính xác trong từng câu trả lời, để từ đó có cái nhìn bao quát nhất về ứng viên.
Phỏng vấn có ý nghĩa quan trọng trong việc tuyển chọn ứng viên:
– Tạo cơ hội cho người tiến hành tuyển dụng quan sát ứng cử viên
– Hiểu rõ được kinh nghiệm, tri thức, khả năng cũng như hứng thú, sở thích của ứng viên
– Tạo cơ hội để ứng viên tìm hiểu doanh nghiệp và một số thông tin có liên quan đến công việcPhỏng vấn những ứng viên phù hợp nhất
Lựa chọn người tiến hành phỏng vấn:
Thông thường, người tiến hành phỏng vấn tuyển dụng thường là một hội đồng bao gồm các thành viên sau đây:
– Giám đốc doanh nghiệp
– Trưởng phòng nhân sự
– Chuyên gia trong lĩnh vực cần tuyển
– Nhân sự sẽ phụ trách trực tiếp nếu ứng viên trúng tuyển
– Nhân viên thuộc phòng nhân sự làm thư ký
Có 2 loại câu hỏi phỏng vấn phổ biến:
– Câu hỏi về hành vi ứng xử: Những câu hỏi loại này giúp dự đoán các hành vi tương lai dựa trên việc hỏi về cách ứng xử của ứng viên trong quá khứ. Họ có thể giúp nhà tuyển dụng đánh giá sự tự tin, khả năng sáng tạo và kỹ năng giải quyết vấn đề của ứng viên.
– Câu hỏi tình huống: Những câu hỏi loại này thường là đưa ứng viên vào một tình huống giả định nào đó họ có thể gặp trong công việc và yêu cầu giải quyết nó. Phương pháp này giúp bạn đánh giá hiểu biết , kỹ năng và phương pháp làm việc của ứng viên
Buổi phỏng vấn là cơ hội để nhà tuyển dụng xác thực trình độ của ứng viên, xác nhận xem công việc có đúng như họ kỳ vọng và đánh giá xem liệu ứng viên có phù hợp với văn hóa công ty.
Bước 6. Thông báo nhận việc
Khi bạn đã lựa chọn được ứng viên tài năng và phù hợp nhất với công việc, hãy gọi điện trực tiếp để thông báo việc họ đã trúng tuyển. Có thể cho ứng viên một vài ngày để quyết định có nhận công việc hay không. Sau khi họ đã xác nhận đồng ý, thông thường bạn nên gửi thư hoặc email khẳng định lại một lần nữa những gì đã thống nhất giữa các bên.